Boostez votre productivité Outlook grâce aux nouveaux modèles intelligents!
L’une des meilleures façons de gagner du temps dans Outlook est de créer des modèles de texte. En plus d’accélérer la rédaction, ils permettent d’uniformiser les communications et d’éviter les oublis ou les erreurs lorsque tout va trop vite.
Depuis quelques années déjà, Outlook propose l’option « My Templates », qui permet d’enregistrer des blocs de texte réutilisables. Utile, certes, mais limitée : impossible d’y inclure de longues sections ou des pièces jointes.
La bonne nouvelle?
Avec les récentes mises à jour du nouvel Outlook, il est maintenant possible d’enregistrer un modèle complet de courriel ou un modèle d’invitation au calendrier, incluant tous les paramètres que vous souhaitez. Ces modèles sont enregistrés directement dans votre compte Outlook, ce qui vous permet d’y accéder autant sur l’application Bureau que sur la version Web.
Comment fonctionne le modèle de courriel?
Microsoft conservera :
- Les destinataires inscrits dans les champs « À », « Cc » et « Cci »
- L’objet du message
- Les pièces jointes
- Le texte complet du courriel
Comment enregistrer un modèle de courriel?
- Créez un nouveau courriel.
- Inscrivez tous les éléments que vous souhaitez standardiser : destinataires, objet, pièces jointes, texte, etc.
- Lorsque tout est prêt, cliquez sur Fichier > Modèles > Enregistrer le courriel en tant que modèle.
Comment utiliser un modèle de courriel?
- Cliquez sur Nouveau.
- Choisissez Envoyer un courriel à partir du modèle.
- Sélectionnez le modèle désiré.
Il ne restera plus qu’à le personnaliser avant l’envoi!
Comment fonctionne le modèle d’invitation au calendrier?
Outlook enregistrera :
- L’activation du lien Teams
- Les paramètres sélectionnés sous Options de réunion
🔔Important
Le texte de l’invitation n’est pas enregistré dans ce type de modèle. Pour standardiser vos textes d’invitation, utilisez l’outil « My Templates » – parfait pour assurer l’uniformité de vos communications.
Comment enregistrer un modèle d’invitation au calendrier?
- Créez une nouvelle invitation.
- Activez le lien Teams.
- Ouvrez Options et sélectionnez les paramètres souhaités.
- Cliquez ensuite sur Enregistrer en tant que modèle.
Pour l’utiliser, créez un Nouvel événement puis sélectionnez le modèle désiré dans la section Vos modèles.
⭐N’oubliez pas!
Moins vous perdez de temps sur des tâches répétitives, plus vous optimisez votre efficacité!
Bonne pratique! 🙃
