Ajoutez-vous correctement votre message d’absence dans Outlook?

Ajoutez-vous correctement votre message d’absence dans Outlook?

À l’approche des congés, c’est le bon moment pour anticiper la création de votre message d’absence sur Outlook. Trop souvent négligée ou faite à la dernière minute, plusieurs personnes oublient de mettre le message pour les externes ou d’enlever leur message d’absence lors de leur retour. 😲

Pour éviter le stress et les oublis, pensez à indiquer précisément vos dates et horaires d’absence. Rédigez un message adapté pour vos collaborateurs internes et une version distincte pour vos contacts externes (vous devez inscrire votre message dans la zone des externes afin qu’eux aussi reçoivent votre message d’absence). 💡

En organisant ainsi votre absence, vous assurez la diffusion d’un message pertinent au bon moment et aux bonnes personnes, garantissant une communication professionnelle et attentive pendant toute la durée de vos congés. 😎

Comment faire pour appliquer votre message d’absence dans Outlook?

Voici les étapes à suivre pour appliquer correctement votre message d’absence 🖥️

1. À partir de votre Outlook, cliquez sur les paramètres (roue d’engrenage située dans le coin supérieur droit).
2. Dans la section « Compte« , cliquez sur la sous-section « Réponses automatiques« .
3. Activer le bouton « Activer les réponses automatiques« .
4. Cochez « Envoyer des réponses uniquement pendant une période donnée » et sélectionnez les dates et heures que vous désirez.
5. Selon vos préférences, cochez les options désirées (bloquer votre calendrier, refuser les demandes de réunion, etc.)
6. Inscrivez votre message d’absence dans la section « Envoyer des réponses automatiques au sein de votre organisation« .
7. Cochez l’option « Envoyer des réponses hors de votre organisation« 
8. Inscrivez votre message d’absence pour les externes dans la dernière section.

Et voilà! Votre message d’absence est maintenant prêt à être enregistré!

Bonnes vacances! 😎🌴